Jakmile si založíte vlastní e-mailový účet, brzy vám začne chodit množství zpráv, a často i těch, o které vůbec nestojíte. Je proto dobré si svou e-mailovou schránku začít organizovat, abyste se v ní dobře vyznali a mohli ji efektivně využívat (ukládat, mazat či archivovat e-maily). Podívejme se na několik jednoduchých úkonů, které práci s e-mailovou schránkou usnadňují

Třídění zpráv

Většina e-mailových poskytovatelů (např. Seznam či Gmail) umožňují vytvářet různé složky v e-mailu, kam si již přečtené zprávy můžete uložit. Například do jedné složky budete ukládat osobní korespondenci, do jiné účty a někam třeba zprávy týkající se práce. Stejně tak si můžete vytvořit složku, kam budete ukládat korespondenci s konkrétní osobou.

Přesouvání zpráv

Pokud chcete přesunout nějakou zprávu z Doručené pošty – například do vámi vytvořené složky – buďto ji rovnou do této složky „přetáhnete“, nebo v menu e-mailu vyberete možnost přesunout do vybrané složky.

Archivování zpráv

Postupem času bude počet vašich složek narůstat jak co do počtu, tak velikosti a archivování vám pomůže s nimi lépe pracovat.  Některé e-maily to dělají automaticky, ale u jiných musíte archivaci provést sami. Tak, že si vytvoříte vlastní adresář(e) a do nich přetáhnete (přesunete) vybrané zprávy. Také si můžete vybrané zprávy uložit mimo váš e-mail. Například na CD-ROM či na paměťovou kartu.

Mazání zpráv

Jednou za čas se vyplatí smazat zprávy, které už nepotřebujete. Ušetříte tím místo ve vaší e-mailové schránce. Dnes už sice většina e-mailů nabízí poměrně velké množství úložného prostoru, ale i tak se může stát, že se vaše e-mailová schránka zaplní a pak nebude přijímat nové zprávy. Smazání e-mailu provedete tak, že jej přesunete do složky Odstraněna pošta, nebo tak, že e-mail označíte a kliknete na Odstranit/Smazat.

Vyhledávání v poště

Někdy potřebujete rychle najít určitou zprávu ve vaší schránce, proto e-mailové schránky umožňují vyhledávání (podobně jako v internetovém vyhledávači). Zadáte jméno či předmět, který hledáte, a zobrazí se vám zprávy, které tomu odpovídají.

S e-mailovou korespondencí je to podobné jako s klasickou poštou. Pokud ve své korespondenci nemáte přehled, brzy se v ní „ztratíte“.

Tip: Pokud máte ve svém e-mailu nějakou složku, kterou již nepotřebujete a nechcete ji archivovat, můžete ji smazat celou (se všemi zprávami uvnitř) stejným způsobem jako jednotlivý e-mail.

Tip: Samozřejmě nemusíte přesunovat pouze jednu zprávu, ale lze takto přemístit vámi vybraný počet zpráv (zpravidla tím, že vybrané e-maily označíte „fajfkou“ a přesunete).